1. Société et associés
Tetra Law est une société à responsabilité limitée de droit belge, dont l’objet est l’exercice de la profession d’avocat. Notre siège est situé à 1050 Bruxelles, Avenue Louise 240/3. Tetra Law est immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0841.890.120 (RPM Bruxelles).Une liste des associés est disponible sur demande. Les avocats exerçant au sein du Cabinet sont inscrits soit à l’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles, soit au Nederlandse Orde van advocaten bij de balie van Brussel.
2. Champ d’application
Les présentes conditions générales s’appliquent à toute mission acceptée par Tetra Law, en ce compris les éventuelles missions conséquentes et les nouvelles missions. Le fait de confier un dossier à Tetra Law emporte adhésion aux présentes conditions générales pour ce dossier et les dossiers ultérieurs, sous réserve des adaptations dont le client est dûment informé. Dans l’hypothèse où les conditions générales n’ont été communiquées au client qu’après que le dossier a été confié à Tetra Law, l’adhésion est réputée résulter de l’absence de retrait du dossier après communication des conditions générales.En cas de divergences entre les versions française, néerlandaise et anglaise, la version française prévaut. Les présentes conditions générales sont susceptibles de modifications et peuvent être consultées sur le site internet www.tetralaw.com.
Sans préjudice à ce qui est stipulé à l’article 3 ci-dessous, les présentes conditions générales s’appliquent non seulement à Tetra Law mais également à toute personne liée à l’exécution de la mission confiée à Tetra Law ou dont la responsabilité pourrait être mise en cause de quelque manière que ce soit en raison de cette mission, ainsi qu’aux ayants droit à titre universel.
3. Exécution des missions
Toutes les missions sont exclusivement acceptées et exécutées par Tetra Law, même dans l’hypothèse où le client confie une mission, de façon expresse ou tacite, à une personne liée à Tetra Law. Une personne liée est tout avocat et/ou associé, ancien ou actuel, de Tetra Law.Tetra Law assume de manière exclusive la responsabilité des services fournis par ses associés, ses collaborateurs et son personnel. Aucune personne autre que Tetra Law n’assume d’obligations à l’égard du client ou de toute autre personne concernant les services prestés par Tetra Law. Vous acceptez de ne pas introduire d’action à l’encontre d’une personne autre que Tetra Law quant aux services prestés par cette dernière.
Le client s’engage à fournir immédiatement à Tetra Law toute information en sa possession qui serait utile ou nécessaire pour permettre à Tetra Law de dûment exécuter sa mission. Tetra Law ne pourra en aucun cas être tenue responsable d’un quelconque dommage qui résulterait d’informations inexactes, incomplètes, imprécises ou trompeuses fournies par le client.
4. Étendue de la responsabilité
La responsabilité de Tetra Law, sauf disposition législative contraire, est limitée au montant qui est couvert par l’assurance responsabilité civile professionnelle conclue par le Barreau de Bruxelles et Tetra Law.En premier rang, la responsabilité civile est couverte par l’assurance souscrite par le Barreau de Bruxelles auprès d’ Ethias, une société anonyme dont le siège est établi Rue des Croisiers 24 à 4000 Liège. Le capital assuré est de 2.500.000,00 EUR par sinistre, tous dommages confondus. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.
En deuxième rang, la responsabilité civile est couverte par Ethias, prénommée, et Allianz, une société anonyme dont le siège est établi à Boulevard du Roi Albert II, 32 à 1000 Bruxelles. Cette police comporte une garantie supplémentaire de 2.500.000,00 EUR par sinistre, après épuisement de la police de premier rang. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.
En troisième rang, la responsabilité civile est couverte par HDI-Global SE dont le siège est établi Avenue de Tervueren 273, boite 1 à 1150 Bruxelles et AIG Europe,une Limited de droit anglais dont la succursale belge est établie Boulevard de la Plaine, 11 à 1050 Bruxelles . Cette police comporte une garantie supplémentaire de 7.500.000,00 EUR par sinistre, après épuisement des polices de premier et de deuxième rang. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.
En quatrième rang, la responsabilité civile est couverte par AIG Europe et HDI-Global SE, prénommées. Cette police comporte une garantie supplémentaire de 10.000.000,00 EUR par sinistre, après épuisement des polices de premier, de deuxième et de troisième rang. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.
Sur demande écrite, Tetra Law peut souscrire une assurance complémentaire pour un dossier particulier. Le coût engendré est porté en compte au client.
Le droit d’indemnisation s’éteint s’il n’a pas été notifié par écrit à Tetra Law endéans l’année de la découverte de l’évènement ou de la situation qui donne ou peut donner lieu à l’engagement de la responsabilité de Tetra Law.
En cas de manquement contractuel imputable à Tetra Law et un ou plusieurs de ses agents d’exécution, le client aura exclusivement un recours à l’encontre de Tetra Law et renonce à invoquer la responsabilité de ses agents d’exécution, en ce compris ses dirigeants, ses collaborateurs et ses employés.
5. Intervention de tiers
Tetra Law est compétent pour faire appel aux services de tiers dans le cadre de l’exécution de ses activités. La sélection de ces tiers fait l’objet de toute la diligence requise. Les actes ou négligences de ces tiers ne peuvent en aucun cas mettre en cause la responsabilité de Tetra Law. Tetra Law est habilité par le client à accepter d’éventuelles limitations de responsabilité de tiers au nom de celui-ci.6. Compte tiers
Les fonds détenus par Tetra Law pour le client sont conservés sur un compte tiers ouvert auprès d’une institution financière choisie par Tetra Law. La responsabilité de Tetra Law ne peut être engagée en cas de défaillance de l’institution financière auprès de laquelle les fonds ont été déposés ou d’une autre institution financière impliquée dans le transfert de fonds, ou pour tous actes de négligence des institutions financières. Tetra Law n’est soumis à aucune obligation de vous restituer ou de vous transférer des fonds que ces institutions financières seraient dans l’incapacité de restituer ou de transférer.En aucun cas, un transfert de fonds ne sera effectué si le client n’est pas en ordre au regard des obligations visées à l’article 15 ou si Tetra Law a un soupçon quant à l’origine des fonds.
7. Bénéficiaire des avis
Tout avis rendu par Tetra Law est couvert par le secret professionnel et est réservé au bénéfice exclusif du client. Chaque avis est délivré uniquement dans le cadre du dossier concerné. Les tiers ne peuvent ni utiliser ni se fonder sur ces avis. Le client s’abstient, sauf accord écrit préalable, de dévoiler les avis rendus par Tetra Law à toute tierce partie autre que d’autres conseillers professionnels. La divulgation à d’autres conseillers professionnels ne crée aucun engagement et aucune responsabilité dans le chef de Tetra Law à leur égard. De manière générale, Tetra Law n’a d’obligations qu’à l’égard du client, et non à l’égard de tiers, sauf dans le cas où Tetra Law accepte de façon expresse et par écrit une telle responsabilité.Tetra Law se réserve le droit de mentionner confidentiellement à la presse son intervention pour un client dans une transaction ou un procès. Cette mention peut être faite de manière non confidentielle si le client donne son accord écrit préalable en ce sens, ou si l’intervention de Tetra Law est une information publique.
8. Référencement
Tetra Law se réserve le droit de mentionner confidentiellement dans la presse, publications, internet, guides de référencement ou de toute autre manière toute intervention pour un client. sauf si le client s’y oppose, ou si le dossier présente certaines particularités dont la mention permettra nécessairement d’identifier le client. Cette mention peut être faite de manière non confidentielle si le client donne son accord préalable.9. Conflits d’intérêts
Tetra Law gère les conflits d’intérêts conformément aux règles établies à ce sujet par l’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles ou, le cas échéant, le Nederlandse Orde van advocaten bij de balie van Brussel.Les règles professionnelles applicables à Tetra Law l’autorisent à accepter des dossiers pour d’autres clients dont les activités sont ou pourraient potentiellement être concurrentes avec celles du client, sous réserve du respect du secret professionnel. Tetra Law peut également accepter de représenter d’autres clients dont les activités sont opposées à ceux d’un client dans des matières où ce dernier ne consulte pas Tetra Law de façon régulière.
10. Revendication de tiers
La convention ou la relation entre Tetra Law et le client ne peut faire naître aucun droit dans le chef de tiers.Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle de Tetra Law, le client garantit Tetra Law et les personnes qui y sont liées contre toute revendication émanant de tiers et qui découle ou est liée de façon directe ou indirecte à la mission confiée à Tetra Law par le client, ou aux prestations effectuées dans le cadre de cette mission.
11. Honoraires
Les honoraires sont calculés en principe sur base du nombre d’heures prestées, multiplié par les tarifs horaires fixés périodiquement par Tetra Law en fonction de l’expérience des avocats. Dans certains dossiers, le calcul des honoraires peut faire l’objet d’un accord avec le client sous forme de blended rate, de forfait unique ou tout autre. Un success fee peut également être négocié, notamment en matière de contentieux.Les frais et débours payés par Tetra Law pour le client sont calculés séparément et refacturés à prix coûtant. Les frais de bureau généraux, comprenant les frais d’envoi, de téléphone, de photocopies, etc., sont portés en compte au moyen d’un pourcentage fixe des honoraires.
Les honoraires sont majorés des frais de déplacement en dehors de Bruxelles et de séjour en dehors de la Belgique, des frais de justice et des frais exceptionnels ou spéciaux tels que traduction, expertise, consultation de professionnels extérieurs, création de data room, etc.
Tous les montants s’entendent hors TVA et hors taxe, supplément ou augmentation similaire qui doit être payé par le client, un tiers payeur ou Tetra Law sur base de la réglementation en vigueur ou qui doit être porté en compte par Tetra Law.
Les prestations sont en principe facturées périodiquement. Des provisions peuvent être demandées au client. Les factures sont à régler dans les trente jours à compter de la date de l’état d’honoraires. Le défaut de paiement d’une facture à l’échéance produit automatiquement, sans mise en demeure supplémentaire préalable, un intérêt moratoire depuis la date d’échéance, au taux d’intérêt légal en matière de transactions commerciales. Une somme fixée à quinze pour cent du montant de la facture est également due à titre de dommages et intérêts, avec un minimum de cinq cents euros et un maximum de douze mille cinq cents euros, sans préjudice au droit de réclamer une compensation pour les dommages subis et les frais encourus.
12. Archivage
Tetra Law est tenu d’archiver les dossiers à leur clôture. Les documents originaux confiés à Tetra Law sont restitués au client préalablement à l’archivage. Les archives sont conservées durant une période de dix ans, au terme de laquelle elles sont détruites sans avertissement préalable du client.13. Protection de la vie privée
Tetra Law traite les données couvertes par le secret professionnel conformément aux règles établies dans cette matière par l’article 458 du Code pénal et les règles déontologiques établies par les barreaux.Tetra Law veille à protéger la vie privée de ses clients ou des tiers dans le cadre de l’exécution de ses missions, et à assurer la confidentialité des données qui lui sont communiquées ou auxquelles elle a accès. Tout traitement de données à caractère personnel est effectué en accord avec la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ainsi que le Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (« Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD »). Tetra Law est responsable du traitement de ces données. Les définitions et interprétations concernant le traitement des données à caractère personnel, contenues dans la loi belge du 30 juillet 2018précitée ainsi que dans toutes les modifications qui y ont été ultérieurement apportées, sont applicables au présent article. Les finalités poursuivies sont :
- la gestion et le traitement des dossiers dans le cadre de la mission confiée à Tetra Law ;
- la gestion des risques et le contrôle de qualité ;
- la gestion de la clientèle et des contacts ;
- les communications d’ordre informationnel ou promotionnel aux clients de Tetra Law (telles que newsletters reprenant notamment des actualités législatives, invitations à des séminaires, etc.), lorsque Tetra Law pense qu’elles peuvent présenter un intérêt pour les personnes en question ;
- le respect des obligations légales et réglementaires qui incombent à Tetra Law, notamment en ce compris en matière de prévention et de lutte contre le blanchiment d’argent.
Tetra Law prend les mesures techniques et organisationnelles adéquates afin de veiller à la protection des données qui lui sont confiées contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre la perte, la destruction ou dégradation fortuite de ces données. Lorsque des données sont communiquées par le client ou à sa demande, celui-ci garantit que cette communication a lieu avec l’accord des personnes concernées et en conformité avec la législation applicable. Le client garantit Tetra Law contre toute revendication des personnes concernées. Ces dernières jouissent à tout moment d’un droit d’accès et de rectification relativement aux données les concernant, et ont le droit de s’opposer à tout traitement de ces données à des fins de promotion des services de Tetra Law. L’exercice de ces droits passe par une demande écrite signée et datée adressée au délégué à la protection des données, Avenue Louise 240/3, 1050 Bruxelles ou par courrier postal ou par courrier électronique à info@tetralaw.com en joignant une copie de sa carte d’identité. Toute question relative à la protection de la vie privée et au traitement des données par Tetra Law peut également être envoyée à ces adresses.
14. Obligations AML
Tetra Law est tenu par la loi et les règles du Barreau de procéder à l’identification et à la vérification de l’identité de ses clients, ainsi que des bénéficiaires effectifs au sens de la loi ; d’exercer une vigilance permanente à l’égard des éléments indicatifs de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ; et en cas de soupçon de blanchiment ou de financement du terrorisme, d’en faire déclaration au bâtonnier de l’Ordre des avocats ou, le cas échéant, au bâtonnier du Nederlandse Orde van advocaten bij de balie van Brussel, sous réserve du respect de l’exception prévue en matière de secret professionnel, lequel pourra alors communiquer les faits à la Cellule de Traitement des Informations Financières.Dans le cadre du respect de ces règles, le client communique à tout le moins les informations et documents suivants à Tetra Law :
- Les documents d’identité et le domicile du client qui est une personne physique ;
- Les statuts et la composition de l’organe de gestion du client qui est une personne morale ;
- Les documents d’identité et le domicile des mandataires du client ;
- Le formulaire des bénéficiaires effectifs établi par Tetra Law ;
- Les données d’identité et de domicile des bénéficiaires effectifs et le cas échéant leurs documents d’identité, ainsi que toutes modifications ultérieures de ces données.
Tetra Law est par ailleurs en droit de demander et de recevoir des informations quant aux opérations envisagées et à leur contexte afin de satisfaire à son obligation de vigilance. Dans ce cadre, les informations et documents sont demandés au client au cas par cas et de façon spécifique par Tetra Law en fonction du risque identifié. Si Tetra Law n’est pas mis en possession de ces informations ou documents endéans les quinze jours de sa demande, Tetra Law peut mettre fin à la mission ou la refuser sans que cela ne puisse ouvrir de droit à une quelconque indemnisation dans le chef du client.
Les données récoltées par Tetra Law sont conservées par Tetra Law sur support papier ou électronique pendant une durée de dix ans, et sont couvertes par le secret professionnel de Tetra Law sans préjudice de l’obligation de Tetra Law, en cas de soupçon de blanchiment ou de financement du terrorisme d’en faire déclaration au bâtonnier.
15. DAC 6
Les services fournis par Tetra Law dans le cadre d’opérations transfrontières sont susceptibles de tomber dans le champ d’application de la loi du 20 décembre 2019 transposant la Directive (UE) 2018/822 du Conseil du 25 mai 2018 modifiant la Directive 2011/16/UE en ce qui concerne l'échange automatique et obligatoire d'informations dans le domaine fiscal en rapport avec les dispositifs transfrontières devant faire l'objet d'une déclaration (« DAC 6 ») et des autres législations régionales et communautaires transposant ladite Directive ou toute autre législation nationale ou internationale qui serait adoptée à l’avenir en matière d’échange d’informations et qui serait applicable aux services fournis par des avocats. Le client acquiesce à son application par Tetra Law.En vertu de DAC 6, tout intermédiaire fournissant une aide, une assistance ou des conseils concernant la conception, la commercialisation ou l'organisation d'un dispositif transfrontière à caractère potentiellement agressif, répondant aux marqueurs déterminés par DAC 6 ou toute autre législation nationale ou internationale qui serait adoptée à l’avenir en matière d’échange d’informations et qui serait applicable aux services fournis par des avocats, peut être tenu de déclarer ces dispositifs à l’administration fiscale compétente. Néanmoins, l’intermédiaire tenu par le secret professionnel doit informer tous les autres intermédiaires dont il est informé de l’intervention qu’il n’est pas en mesure de se conformer à l’obligation de déclaration. Dans l’hypothèse où il n’y a pas d’autre intermédiaire, l’intermédiaire soumis au secret doit notifier l’obligation de déclaration au client lui-même. En vertu de son secret professionnel renforcé, l’avocat ne peut toutefois notifier l’obligation de déclaration qu’à son client, afin qu’il procède lui-même à la déclaration du dispositif DAC 6, en qualité de bénéficiaire de ce dispositif. Dans ce cas, le client peut mandater Tetra Law pour procéder à la déclaration DAC 6 en son nom et pour son compte.
Le client accepte que les coûts résultant de l’application par Tetra Law des obligations découlant de DAC 6 lui soient facturés.
16. Respect de la déontologie
Tetra Law s’engage à respecter les règles déontologiques édictées par les Ordres des Barreaux auxquels ses avocats sont inscrits. Plus d’informations quant à ces règles déontologiques peuvent être obtenues auprès de ces Ordres :Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles (www.barreaudebruxelles.be) ; et
Nederlandse Orde van advocaten te Brussel (www.baliebrussel.be).
Toute contestation relative au respect de nos règles déontologiques peut donner lieu à une plainte auprès du bâtonnier de l’Ordre dont relèvent les avocats en charge du dossier concerné. En cas de contestation des honoraires facturés par Tetra Law, des procédures de conciliation, de médiation et d’arbitrage sont également mises en place par l’Ordre compétent. Toutes les informations à ce sujet peuvent être obtenues sur les sites des Ordres mentionnés ci-dessus.