1. Vennootschap en vennoten
Tetra Law is een burgerlijke vennootschap naar Belgisch recht die de rechtsvorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid heeft aangenomen. Haar doel is de beoefening van het beroep van advocaat. De maatschappelijke zetel van Tetra Law is gelegen te 1050 Brussel, Louizalaan 240/3. Tetra Law is ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0841.890.120.
De lijst van de Vennoten is beschikbaar op aanvraag. De advocaten van Tetra Law zijn ingeschreven hetzij bij de Franse Orde van advocaten bij de balie te Brussel “l’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles », hetzij bij de “Nederlandse Orde van advocaten bij de balie te Brussel”.
2. Toepassingsveld
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke opdracht aanvaard door Tetra Law, met inbegrip van de eventuele opdrachten die hieruit voortvloeien en de nieuwe opdrachten. Door een dossier toe te vertrouwen aan Tetra Law stemt men in met deze algemene voorwaarden voor dit dossier en de latere dossiers, onder voorbehoud van aanpassingen waarvan de cliënt behoorlijk wordt geïnformeerd. Indien de algemene voorwaarden pas werden medegedeeld aan de cliënt nadat het dossier werd toevertrouwd aan Tetra Law, wordt de cliënt geacht hiermee in te stemmen aangezien hij het dossier niet heeft ingetrokken na de overmaking van de algemene voorwaarden.
In geval van verschil tussen de Franse, Nederlandse en Engelse versie van deze algemene voorwaarden zal de Franse versie voorrang hebben. Deze algemene voorwaarden mogen gewijzigd worden en kunnen geraadpleegd worden op de internetsite www.tetralaw.com.
Zonder afbreuk te doen aan hetgeen bepaald is in artikel 3 hieronder, zijn deze algemene voorwaarden niet enkel op Tetra Law van toepassing, maar ook op elke persoon die verbonden is met de uitvoering van de opdracht toevertrouwd aan Tetra Law of die aansprakelijk zou kunnen worden gesteld omwille van deze opdracht, alsook op de rechtsopvolgers onder algemene titel.
3. Uitvoering van de opdrachten
Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door Tetra Law, zelfs indien de cliënt een opdracht toevertrouwt, uitdrukkelijk of stilzwijgend, aan een persoon verbonden met Tetra Law. Een verbonden persoon is elke vroegere of actuele advocaat en/of vennoot van Tetra Law.
Tetra Law neemt op exclusieve wijze de aansprakelijkheid op zich van de diensten verleend door haar vennoten, medewerkers en personeel. Geen enkele andere persoon dan Tetra Law neemt verplichtingen op zich jegens de cliënt of jegens elke andere persoon betreffende de diensten gepresteerd door Tetra Law. U stemt ermee in geen vordering in te stellen jegens een andere persoon dan Tetra Law voor wat betreft de door deze laatste gepresteerde diensten.
4. Omvang van de aansprakelijkheid
Behoudens andersluidende wettelijke bepaling is de aansprakelijkheid van Tetra Law beperkt tot het bedrag gedekt door de burgerlijke beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten door Tetra Law.
In eerste rang wordt onze beroepsaansprakelijkheid verzekerd door Ethias, een naamloze vennootschap met maatschappelijke zetel te 4000 Luik, Rue des Croisiers 24. Het verzekerde kapitaal bedraagt 1.250.000 EUR per schadegeval voor alle schadeposten samen. De geografische dekking van de verzekering is wereldwijd, met uitsluiting van de aansprakelijkheidsvorderingen die onder de wetten en rechtsmacht van Canada en de Verenigde Staten vallen.
In tweede rang wordt onze beroepsaansprakelijkheid verzekerd door Ethias, zoals hierboven vermeld, en AIG Europe, een vennootschap naar Engels recht met Belgisch bijkantoor te 1050 Brussel, Pleinlaan 11. Deze polis omvat een bijkomende garantie van 2.500.000 EUR per schadegeval, na uitputting van de polis van eerste rang. De geografische dekking van de verzekering is wereldwijd, met uitsluiting van de aansprakelijkheidsvorderingen die onder de wetten en rechtsmacht van Canada en de Verenigde Staten vallen.
In derde rang wordt onze beroepsaansprakelijkheid verzekerd door HDI-Gerling Assurances, een naamloze vennootschap met maatschappelijke zetel te 1150 Brussel, Tervurenlaan 273/1, en AIG Europe, zoals hierboven vermeld. Deze polis omvat een bijkomende garantie van 7.500.000 EUR per schadegeval, na uitputting van de polissen van eerste en tweede rang. De geografische dekking van de verzekering is wereldwijd, met uitsluiting van de aansprakelijkheidsvorderingen die onder de wetten en rechtsmacht van Canada en de Verenigde Staten vallen.
In vierde rang wordt onze beroepsaansprakelijkheid verzekerd door AIG Europe en HDI-Gerling, zoals hierboven vermeld. Deze polis omvat een bijkomende garantie van 10.000.000 EUR per schadegeval, na uitputting van de polissen van eerste, tweede en derde rang. De geografische dekking van de verzekering is wereldwijde, met uitsluiting van de aansprakelijkheidsvorderingen die onder de wetten en rechtsmacht van Canada en de Verenigde Staten vallen.
Op schriftelijk verzoek kan Tetra Law een bijkomende verzekering afsluiten voor een specifiek dossier. De kosten die hierdoor ontstaan, worden in rekening gebracht van de cliënt.
Het recht op schadeloosstelling dooft uit indien de vraag naar schadeloosstelling niet schriftelijk aan Tetra Law wordt betekend binnen het jaar van de ontdekking van de gebeurtenis of situatie die aanleiding geeft of kan geven tot het aansprakelijk stellen van Tetra Law.
5. Tussenkomst van derden
Tetra Law kan beroep doen op de diensten van derden in het kader van de uitvoering van haar activiteiten. Tetra Law selecteert deze derden met de vereiste zorgvuldigheid, maar kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor daden of nalatigheid van deze derden. Tetra Law is gemachtigd door de cliënt om eventuele beperkingen van aansprakelijkheid van een derde te aanvaarden in diens naam.
6. Derdenrekening
De gelden aangehouden door Tetra Law voor de cliënt worden bewaard op een derdenrekening geopend bij een door Tetra Law gekozen financiële instelling. Tetra Law kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van tekortkoming van de financiële instelling bij dewelke de gelden werden gedeponeerd of van een andere financiële instelling die betrokken is bij de overschrijving van de gelden, of voor alle daden van nalatigheid van financiële instellingen. Tetra Law is aan geen enkele verplichting onderworpen om u de gelden die deze financiële instellingen niet zouden kunnen teruggeven of overdragen, terug te geven of over te dragen.
7. Begunstigde van de adviezen
Elk advies verleend door Tetra Law is gedekt door het beroepsgeheim en is uitsluitend voorbehouden voor de cliënt. Elk advies wordt verleend enkel in het kader van het betrokken dossier. Derden mogen dit advies niet gebruiken of zich erop baseren. De cliënt onthoudt er zich van, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming, de adviezen verleend door Tetra Law te onthullen aan elke andere derde partij dan andere beroepsadviseurs. De verspreiding onder andere beroepsadviseurs creëert geen enkele verbintenis en aansprakelijkheid in hoofde van Tetra Law jegens hen. Op algemene wijze heeft Tetra Law enkel verplichtingen jegens de cliënt en niet jegens derden, behalve in gevallen waarin Tetra Law uitdrukkelijk en schriftelijk een dergelijke aansprakelijkheid aanvaardt.
Tetra Law behoudt zich het recht voor vertrouwelijk aan de pers haar tussenkomst voor een cliënt in een transactie of een proces te vermelden. Deze vermelding kan op niet vertrouwelijke wijze gebeuren indien de cliënt hiervoor zijn voorafgaande schriftelijke toestemming geeft of indien de tussenkomst van Tetra Law openbare informatie is.
8. Belangenconflicten
De beroepsregels van toepassing op Tetra Law laten haar toe dossiers te aanvaarden voor andere cliënten waarvan de activiteiten concurreren met of potentieel zouden kunnen concurreren met deze van de cliënt onder voorbehoud van de naleving van het beroepsgeheim. Tetra Law mag eveneens aanvaarden andere cliënten te vertegenwoordigen waarvan de activiteiten tegengesteld zijn aan deze van een cliënt in materies waarin deze laatste Tetra Law niet regelmatig consulteert.
9. Eis van derden
De overeenkomst of de relatie tussen Tetra Law en de cliënt kan geen enkel recht doen ontstaan in hoofde van derden.
Behoudens in geval van zware of opzettelijke fout van Tetra Law vrijwaart de cliënt Tetra Law en de personen die hiermee verbonden zijn tegen elke aanspraak van derden en die voortvloeit uit of rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden is met de opdracht toevertrouwd aan Tetra Law door de cliënt, of met de prestaties uitgevoerd in het kader van deze opdracht.
10. Honoraria
De honoraria worden in principe berekend op grond van het aantal gepresteerde uren, vermenigvuldigd met de uurtarieven periodiek vastgelegd door Tetra Law. In bepaalde dossiers kan de berekening van de honoraria het voorwerp uitmaken van een akkoord met de cliënt onder de vorm van een blended rate of van een éénmalig forfait. Er kan eveneens een success fee worden onderhandeld, onder andere voor geschillen.
De kosten en onkosten betaald door Tetra Law voor de cliënt worden afzonderlijk berekend en worden doorgefactureerd aan de kostprijs. De algemene kantoorkosten, met inbegrip van de kosten van verzending, telefoon, kopies, etc., worden in rekening gebracht door middel van een vast percentage van de honoraria.
De honoraria worden verhoogd met de verplaatsingskosten buiten Brussel en verblijfkosten buiten België, gerechtskosten en uitzonderlijke of speciale kosten zoals kosten van vertaling, expertise, consultering van externe professionals, creatie van een data room, etc.
Alle bedragen worden verstaan zonder BTW en zonder taks, supplement of gelijkaardige verhoging die door een cliënt moet worden betaald, betaler of Tetra Law op grond van de van kracht zijnde reglementering of die in rekening moet worden gebracht door Tetra Law.
De prestaties worden in principe periodiek gefactureerd. Provisies kunnen gevraagd worden aan de cliënt. De facturen moeten betaald worden binnen de dertig dagen te rekenen vanaf de datum van de ereloonstaat. Het gebrek aan betaling van een factuur op de vervaldatum veroorzaakt automatisch, zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling, een verwijlintrest vanaf de vervaldatum tegen de wettelijke intrestvoet bij handelstransacties. Een vast bedrag van vijftien percent van het bedrag van de factuur is eveneens verschuldigd ten titel van schadeloosstelling, met een minimum bedrag van vijfhonderd euro en een maximum bedrag van twaalfduizend vijfhonderd euro, zonder afbreuk te doen aan het recht om een compensatie te eisen voor de geleden schade en de gemaakte kosten.
Onafhankelijk van het totale bedrag kan er geen enkele betaling in contanten worden verricht of ontvangen voor meer dan 3 000 euro of de tegenwaarde ervan in een andere munteenheid, in het kader van een verrichting of een geheel van verrichtingen waartussen een verband bestaat.
11. Archivering
Tetra Law wordt geacht de dossiers te archiveren bij hun afsluiting. De originele documenten toevertrouwd aan Tetra Law worden teruggegeven aan de cliënt voorafgaandelijk aan de archivering. De archieven worden gedurende tien jaar, ten hoogste, bewaard waarna ze vernietigd worden.
12. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Tetra Law ziet erop toe de persoonlijke levenssfeer van haar cliënten of van derden te beschermen in het kader van de uitvoering van haar opdrachten en de vertrouwelijkheid van de gegevens die haar worden overgemaakt of waartoe zij toegang heeft, te verzekeren Elke verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, alsook de Verordening nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “GDPR”). Tetra Law is verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens. De definities en interpretaties betreffende de verwerking van persoonsgegevens, omvat in de voormelde Belgische wet van 8 december 1992 alsook in alle wijzigingen die hieraan nadien werden aangebracht, zijn toepasselijk op dit artikel. De nagestreefde doelstellingen zijn :
- het beheer en de verwerking van dossiers in het kader van de opdracht toevertrouwd aan Tetra Law ;
- het risicobeheer en de kwaliteitscontrole ;
- het beheer van het cliënteel en van de contacten ;
- de mededelingen ten informatieve of promotionele titel voor de cliënten van Tetra Law (zoals newsletters die onder andere de wettelijke actualiteit vermelden, uitnodigingen voor seminaries, etc.), wanneer Tetra Law meent dat zij van belang kunnen zijn voor de personen in kwestie ;
- de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen die toekomen aan Tetra Law, onder andere op het vlak van voorkoming van en van de strijd tegen het witwassen van geld.
De gegevens worden niet overgemaakt aan derden, behoudens om de opdracht toevertrouwd aan Tetra Law uit te voeren of om een wettelijke of reglementaire verplichting na te leven. Door de gegevens over te maken, geeft de cliënt aan Tetra Law de toestemming om over te gaan tot de bovenvermelde procedures.
Tetra Law neemt de adequate technische en organisatorische maatregelen om toe te zien op de bescherming van de gegevens die haar worden toevertrouwd tegen elke niet toegelaten of onrechtmatige verwerking, alsook tegen elk verlies, destructie of toevallige beschadiging van deze gegevens. Wanneer gegevens worden overgemaakt door de cliënt of op diens verzoek, garandeert deze dat deze overmaking plaatsvindt met de toestemming van de betrokken personen en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. De cliënt vrijwaart Tetra Law tegen elke aanspraak van de betrokken personen. Deze laatsten genieten op elk moment van een recht tot toegang en wijziging van de gegevens die hen betreffen, en hebben het recht zich te verzetten tegen elke verwerking van deze gegevens ter promotie van de diensten van Tetra Law. De uitoefening van deze rechten gebeurt via een getekend schriftelijk verzoek en wordt gericht aan een advocaat-vennoot van Tetra Law, Louizalaan 240/3, 1050 Brussel, of per e-mail aan privacy@tetralaw.com door een kopie bij te voegen van de identiteitskaart. Elke vraag met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of de verwerking van gegevens kan naar deze adressen worden gestuurd.
13. Identificatie van de cliënten
Tetra Law is gehouden door de wet en door de regels van de Balie om over te gaan tot de identificatie en de verificatie van de identiteit van haar cliënten, alsook van de uiteindelijke begunstigden (namelijk de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens vijfentwintig percent van de cliënt in handen hebben of hem op een manier controleren, of voor rekening van dewelke de overwogen operatie moet plaatsvinden) ; een permanente waakzaamheid uit te oefenen ten opzichte van de indicatieve elementen van witwassen van kapitalen of van financiering van terrorisme ; en in geval van vermoeden van witwassen of van financiering van terrorisme, hiervan melding te doen bij de stafhouder van de Orde van advocaten, dewelke aldus de feiten kan overmaken aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking.
Om dit te doen, maakt de cliënt de volgende informatie en documenten over aan Tetra Law :
- De identiteitsdocumenten en de woonplaats van de cliënt die een natuurlijk persoon is ;
- De statuten en de samenstelling van het beheerorgaan van de cliënt die een rechtspersoon is ;
- De identiteitsdocumenten en de woonplaats van de lasthebbers van de cliënt ;
- De identiteitsgegevens en de woonplaats van de uiteindelijke begunstigden en desgevallend hun identiteitsdocumenten alsook alle verdere wijzigingen van deze gegevens.
Er moet trouwens bijkomende informatie en documenten worden overgemaakt met betrekking tot de cliënten en de uiteindelijke begunstigden die bepaalde openbare functies uitoefenen (politiek prominente personen) of die economische of familiebanden hebben met deze personen.
Tetra Law is trouwens gerechtigd om informatie te vragen en te ontvangen betreffende de overwogen operaties en hun context om aan haar verplichting van waakzaamheid te voldoen. In dit kader worden de informatie en de documenten geval per geval en specifiek gevraagd aan de cliënt door Tetra Law. Indien Tetra Law niet in het bezit wordt gesteld van deze informatie of van deze documenten binnen de vijftien dagen van haar verzoek, kan zij een einde stellen aan de opdracht of deze weigeren zonder dat dit het recht kan doen ontstaan op enige schadeloosstelling in hoofde van de cliënt.
De gegevens verzameld door Tetra Law worden door haar op papier of elektronische drager bewaard gedurende minstens tien jaar en zijn gedekt door het beroepsgeheim van Tetra Law zonder afbreuk te doen aan de verplichting van Tetra Law om in geval van vermoeden van witwassen of van financiering van terrorisme hiervan een melding te doen bij de stafhouder.
14. Naleving van de deontologie
Tetra Law verbindt er zich toe de deontologische regels na te leven uitgevaardigd door de Orden van de Balies bij dewelke haar advocaten zijn ingeschreven. Meer informatie betreffende deze deontologische regels kan bij deze Orden verkregen worden :
- « Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles » (www.barreaudebruxelles.be) ; en
- Nederlandse Orde van advocaten te Brussel (www.baliebrussel.be).
Elke betwisting betreffende de naleving van onze deontologische regels kan aanleiding geven tot een klacht bij de stafhouder van de Orde waartoe de advocaten behoren die belast zijn met het betrokken dossier. In geval van betwisting van de erelonen gefactureerd door Tetra Law werden eveneens verzoenings-, bemiddelings- en arbitrageprocedures ingevoerd door de bevoegde Orde. Alle informatie desbetreffend kan verkregen worden op de sites van de hierboven vermelde Orden.
15. Einde van relaties
Elke partij kan een einde stellen aan de relaties onderworpen aan deze algemene voorwaarden middels een schriftelijke betekening. In ieder geval blijft de cliënt verantwoordelijk voor de betaling van de honoraria, kosten en onkosten tot op de datum van de stopzetting van de prestaties van Tetra Law voor de cliënt.
16. Draagwijdte van het akkoord
Deze algemene voorwaarden vervangen elke voorgaand akkoord. Behoudens andersluidend akkoord maken deze algemene voorwaarden het geheel van akkoorden uit tussen Tetra Law en de cliënt betreffende de termen van de verbintenis van Tetra Law en regelen zij alle relaties tussen partijen.
17. Toepasselijk recht
De relatie tussen de cliënt en Tetra Law is uitsluitend onderworpen aan het Belgisch recht met uitzondering van de regels van internationaal privaatrecht. Eventuele geschillen zullen uitsluitend aan de rechtbanken te Brussel kunnen worden voorgelegd.